„Planung bringt die Zukunft in die Gegenwart, sodass du sofort etwas dafür tun kannst.“

Du kannst deine Produktivität und deinen Output um 25% oder mehr steiger, wenn du dir Pläne machst und strukturiert nach diesen arbeitest!

Wie isst man einen Elefanten? Die Antwort lautet: Stück für Stück, eins nach dem anderen. Und genauso sieht es auch aus mit deiner größten, unangenehmsten Aufgabe. Du teilst sie auf in kleine Aktivitäten, Schritt für Schritt. Und dann startest du mit dem ersten Teil.

Für Zeitmanagement gibt es die Formel der Sechs P’s

Proper Prior Planing Prevents Poor Performance = also in etwa: Anständige, vorausgehende Planung beugt schwacher Leistung vor.

Dein Verstand, deine Fähigkeit zu denken, zu planen und zu entscheiden ist deine größte Waffe gegen Verzögerung von Aufgaben und das Abnehmen deiner Produktivität – Also gegen das nicht Erreichen bestimmter Ziele. Das schaltet deine mentalen Kräfte frei, ist ein Auslöser für Kreativität und steigert deine mentale und psychische Energie. Handlung ohne Planung ist der Grund, warum Leute scheitern. Je besser dein Plan ist, desto einfacher ist es für dich damit zu starten! Dein Ziel sollte es sein, so viel Nutzen aus deiner Arbeit zu erhalten wie möglich. Jede Minute, die du in die Erstellung deines Planes steckst, spart dir später das Vielfache bei der Ausführung. Für einen guten Plan benötigst du nur einige Minuten, die dir später aber Stunden deiner kostbaren Zeit sparen können!

10/90 Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass die 10% Zeit an Planung, bevor du mit etwas beginnst, dir so gut wie 90% an Zeit spart, die du brauchst um anschließend die Aufgabe zu erledigen. Du musst diese Regel nur einmal ausprobieren, um sie dir selbst zu beweisen. Mache dir jeden Abend eine Liste

mit Tätigkeiten für den nächsten Tag, die du an diesem nicht erledigen konntest. Du benötigst allerdings verschiedene Arten von Listen:

  1. Master-Liste
  • Hier kommt alles drauf, was du in Zukunft machen möchtest. Hier hältst du alle deine Ideen fest und alle neuen Aufgaben, die dir einfallen. Erst mal ohne sie zu sortieren.
  1. Monats-Liste
  • Die erstellst du immer am Ende eines Monats – für das Ende des folgenden Monats. Hierhin wirst du eventuell Dinge von deiner Master-Liste verschieben.
  1. Wochen-Liste
  • Hier planst du für deine komplette Woche im Voraus. Diese Liste befindet sich stätig im Umbruch, während du durch die aktuelle Woche gehst. Hierhin verschiebst du Dinge deiner Monats-Liste
  1. Tages-Liste
  • Hierhin verschiebst du Dinge von deiner Wochenliste und legst fest, welche spezifischen, kleinen Tätigkeiten du am nächsten Tag erledigst.

Während du durch den Tag gehst, streiche die Tätigkeiten durch, die du abgeschlossen hast. So erhältst du einen visuellen Überblick, wie viel du bereits geschafft hast. Das gibt dir ein positives Gefühl von Erfolg und Befriedigung. Wenn du siehst wie du dich immer weiter durch deine Liste arbeitest und Schritt für Schritt immer mehr Aufgaben erledigt hast, motiviert dich das total und pusht dich weiter! Du steigerst dein Selbstvertrauen und deine Selbstachtung!

Zeitmanagement ist Lebensmanagement – der Ferrari zum schnellsten erreichen deiner Ziele!

„Wir haben immer genug Zeit, wenn wir sie nur richtig nutzen.“ Johann Wolfgang von Goethe

80/20 Prinzip

Die 80/20 Prinzip ist eine der mächtigsten Regeln in allen Konzepten von Zeitmanagement und Lebensmanagement. Sie ist auch als Pareto-Effekt bekannt – benannt nach ihrem Erfinder, dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto. Er schrieb bereits 1895 darüber.

Vilfredo Pareto untersuchte die Vermögensverteilung in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Familien ca. 80 % des Vermögens besitzen. Banken müssten sich demnach also vornehmlich um diese 20 % der Menschen kümmern und ein Großteil ihrer Auftragslage wäre gesichert. Daraus leitet sich das Pareto-Prinzip ab. Es besagt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % so erledigen lassen, dass sie zu 80 % gelöst werden.

Das bedeutet also, dass nur 20% deiner Aktivitäten ganze 80% deiner Resultate ergeben können. 20% deiner Aufgaben die du erledigst, ergeben 80% des Nutzens von allem was du tust. 20% der Kunden eines Geschäftes ergeben 80% der Verkäufe. 20% der Dienstleistungen oder Produkte ergeben 80% des Gewinns.

Beispiel: Du hast eine Liste mit zehn Dingen, die heute zu erledigen sind. Nach dem 80/20 Prinzip, ist das Erledigen von zwei der Dinge davon so viel wert oder effektiv wie das Erledigen der restlichen acht zusammen. Jedes der Dinge deiner Liste nimmt vielleicht dieselbe Zeit in Anspruch, aber ein oder zwei der Dinge betragen den fünf- oder zehnfachen Wert eines der anderen Dinge. Oft ist die Erledigung einer der Punkte auf der der To-Do Liste so viel Wert wie die Erledigung aller anderen 9 zusammen! Dieser eine Punkt ist genau die Aufgabe, die du definitiv zuerst erledigen solltest! Die meisten Menschen schieben aber genau diese 20% der Aufgaben auf. Sie sind stattdessen mit 80% der weniger wichtigen Aufgaben beschäftigt und wundern sich, warum sie kaum voran kommen. Obwohl sie das Gefühl haben, so viel zu arbeiten. Diese Leute arbeiten den ganzen Tag an Aufgaben mit niedrigem Wert, während sie die 1-2 Aktivitäten aufschieben, die den großen Unterschied machen könnten! Bevor du mit etwas anfängst – stell dir immer die Frage „Gehört diese Aufgabe zu den Top 20%? Oder doch eher zu den unwichtigeren 80%?“

Widerstehe der Versuchung, die kleinen Dinge zuerst zu erledigen!

Alles was du machst kann schnell zur Gewohnheit werden. Wenn du also jeden Tag mit den kleinen Aufgaben anfängst, wird dies schnell zu deiner Gewohnheit und schon bist du im Hamsterrad gefangen! Glaub mir – das ist nicht die Gewohnheit, die du dir aneignen willst! Das Schwierigste an wichtigen oder unangenehmen Aufgabe ist überhaupt damit anzufangen. Wenn du allerdings erst mal damit angefangen hast, scheint es als würde man ganz von alleine motiviert werden damit weiter zu machen. Ein Teil deines Verstandes liebt es, an Aufgaben zu arbeiten die wichtig sind. Deine Aufgabe ist es nun, diesen Teil deines Verstandes kontinuierlich zu füttern. Bereits das einfache Denken an das erfolgreiche Arbeiten und Abschließen einer wichtigen Aufgabe, wirkt motivierend und hilft dir das Aufschieben von denselben zu verhindern. Die Zeit die du für die Erledigung von etwas Wichtigem benötigst, ist oft gleich hoch wie die Zeit für etwas Unwichtigeres. Der Unterschied: Nur durch die Erledigung einer wichtigen Aufgabe, wirst du erfüllt von Stolz und Befriedigung. Wenn du die selbe Zeit nutzt, um eine Aufgabe niedrigen Wertes abzuschließen, fühlst du kaum Befriedigung und Motivation dadurch.

Zeitmanagement ist Lebensmanagement. Du kannst selbst entscheiden welche Aktivitäten du mit deiner Zeit erledigst. Das Entscheiden über wichtige und unwichtige Tätigkeiten ist der Schlüssel zu deiner optimalen Produktivität und somit auch der Ferrari zum schnellst möglichen Erreichen deiner Ziele!

Maxim Kahlert
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Maxim Kahlert

Entrepreneur, Media Designer, Rowing Coach bei Startupface ltd, Berufy ltd
Maxim ist Grafik Designer und Entrepreneur und wohnt derzeit in London, UK. Er ist Gründer des Design-Studios Startupface und der Jobplattform Berufy.de. Sein größtest Hobby ist Sport, Gesundheit und Ernährung. Er hat eine Trainer-Lizenz für Rudern und Fitness und trainierte für knapp 3 Jahre Jugendliche im lokalen Ruderverein. Maxim ist aktiv involviert in die internationale Startup-Community und entdeckte seine Leidenschaft anderen Menschen und Unternehmern zu helfen Ihre Träume zu verwirklichen.
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